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Análise

Aplicativo Docutain no teste - digitalize e gerencie documentos

by 20. Novembro 2020
Independentemente de serem faturas, notas de entrega, receitas ou outros documentos - com “Docutain” os documentos podem ser digitalizados e gerenciados em quase nenhum momento para que estejam disponíveis em qualquer lugar. Dei uma olhada mais de perto no aplicativo de gerenciamento de documentos da INFOSOFT GmbH, com sede em Koblenz.

Teste: Docutain

Docutain Best Scanner App 2019

Privacidade e segurança

Antes de instalar o aplicativo, queria saber como Docutain lida com os dados e quais autorizações de acesso o aplicativo requer.

Docutain é um app "Made in Germany" e vem do INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH baseado em Koblenz. A empresa é transparente quanto ao tratamento dos dados.

Todos os dados serão exclusivamente local armazenados no dispositivo final e também podem ser acessados ​​pelo usuário com um codificação ser fornecido. A criptografia impede que terceiros leiam os documentos em texto simples. Se você carregar os dados criptografados do aplicativo na nuvem, não precisa se preocupar se terceiros com acesso à nuvem também terão acesso aos documentos. A chave usada para criptografia é uma chave inserida pelo usuário durante a configuração inicial senha gerado. Esta senha deve ser bem lembrada, pois para que a Docutain possa garantir ao usuário a máxima segurança, a senha nunca é salva com a Docutain. Portanto, não há como restaurar a senha se ela for perdida.

Relatórios de bugs e estatísticas para uso do aplicativo são salvos pelo Microsoft App Center. A coleta de tais dados de análise é comum, mas eles são anônimos e não contêm dados pessoais.

o permissões de acesso O aplicativo inclui a câmera, que é usada para digitalizar documentos, a memória para armazenar os documentos digitalizados e acesso à Internet, se você quiser transferir dados para a nuvem.

Objetivos e funções

Digitalização fácil e rápida

Docutain promete com qualquer tipo de documento para sobreviver. Exemplos de aplicação são:

  • Digitalização de faturas e recibos
  • Gestão de contratos de qualquer natureza
  • Digitalizar e gerenciar receitas de jornais ou capturas de tela
  • Resumo das instruções operacionais
  • Digitalização de trabalhos de casa e planilhas

Então, para um teste, peguei uma pasta e digitalizei diferentes tipos de documentos.

A primeira verificação foi surpreendentemente rápida e fácil. Segure a câmera do smartphone sobre o documento, aguarde a sobreposição verde e Docutain fará o resto. no modo automático aciona o aplicativo com alinhamento perfeito, sem intervenção do usuário. no modo manual o usuário - como o nome sugere - deve operar ele mesmo o botão de liberação.

As condições ideais de iluminação ou um fundo de alto contraste não são pré-requisitos. Na maioria dos casos, a digitalização funcionou sem obstáculos. Se a distância até o documento estiver incorreta, o aplicativo aconselha o usuário a aproximar a câmera do documento. Afiar, cortar e alinhar são feitos no pós-processamento automático. Obviamente, também é possível realizar seu próprio processamento (corte, rotação, filtragem).

Administração abrangente

Documentos digitalizados podem ser enviados com Metadados (Nome, data, palavras-chave, endereço, valor, relevância fiscal) e depois Tipos de documentos Categorizar (faturas, receitas, certificados, etc.).

Semelhante a uma pasta clássica - apenas digital - todos os documentos armazenados no Docutain podem ser pesquisados ​​usando os metadados fornecidos. Com a ajuda de OCR (reconhecimento de texto) é ainda possível pesquisar diretamente no conteúdo de texto dos documentos. Além disso, os documentos podem ser compartilhados como PDF pesquisável ou imagem (JPG) de dentro do aplicativo.

PDF e nuvem

Em princípio, Docutain salva todos os documentos em um formato de arquivo que só pode ser aberto com Docutain. o Exportar para formato PDF pode ser ativado por meio das configurações, mas não está disponível para usuários da versão Pro.

Um recurso prático para poder usar Docutain em dispositivos de qualquer lugar é o Conexão de nuvem. Os seguintes provedores de nuvem são compatíveis: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud e ownCloud.

iOS, Android e Windows

O Docutain pode ser instalado em praticamente qualquer dispositivo. Os usuários do Apple iOS e Android podem usar o aplicativo completamente gratuitamente na respectiva app store baixar. Felizmente, o INFOSOFT não usa publicidade. Uma atualização para Docutain Pro é possível como uma compra in-app e custos € 4,99 único. Docutain Pro oferece, entre outras coisas, uma digitalização em lote, uma função de lembrete e a opção de importar arquivos PDF. Aqui está uma visão geral dos recursos do Pro:

Funções Docutain Pro

Além do aplicativo, Docutain também está disponível como um Aplicativo Windows. Em contraste com a versão do aplicativo, a versão para desktop faz parte de um Período experimental de 14 dias utilizável gratuitamente. Após a fase de teste, Docutain Desktop pode ser usado para € 24,99 anuais / € 2,99 mensais (Negócios: 199,00 € / 19,99 €). Ao adquirir a licença de desktop do Windows, Docutain Pro é automaticamente ativado em dispositivos móveis.

Mudanças Climáticas

Quem usa Docutain também contribui para a proteção do clima. Como um parceiro de Projeto de reflorestamento Tree-Nation A Docutain ajuda no replantio do nosso planeta. Documentos digitalizados significam árvores que beneficiam o projeto Tree-Nation.

Docutain - é assim que apoiamos a proteção do clima com sua ajuda

No momento deste artigo, Docutain já tinha sido usado 14857 árvores contribuiu para o projeto! Você pode ver com quantas árvores você contribuiu através do item de menu “Proteção do Clima” no aplicativo.

Você pode encontrar mais informações sobre a proteção climática da Docutain em: docutain.de/Klimaschutz

resultado do teste

Avaliação
9.0
10
Conclusão

Em conclusão, Docutain é um aplicativo de gerenciamento de documentos de sucesso. Com Docutain, faturas, recibos, contratos, cartas, cartões de visita e quase qualquer outro documento podem ser digitalizados e gerenciados.

Os documentos podem ser digitalizados em nenhum momento. O processo de digitalização é autoexplicativo e, em casos raros, o pós-processamento automático deve ser auxiliado. O gerenciamento de documentos é claramente estruturado para que você não precise pesquisar muito o documento desejado. Encontrar em vez de pesquisar é a palavra-chave aqui.

Particularmente notável é o armazenamento exclusivamente local dos dados, que também pode ser fornecido com criptografia. Isso garante mais segurança e elimina preocupações com a proteção de dados.

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