Teste: Docutain
Privacidade e segurança
Antes de instalar o aplicativo, queria saber como documento lida com os dados e quais autorizações de acesso o aplicativo requer.
Docutain é um aplicativo "Made in Germany" e vem da INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH com sede em Koblenz. A empresa é transparente quanto ao tratamento dos dados.
Todos os dados são salvos apenas localmente no dispositivo final e também podem ser criptografados pelo usuário. A criptografia impede que terceiros leiam os documentos em texto simples. Se você carregar os dados criptografados do aplicativo na nuvem, não precisa se preocupar se terceiros com acesso à nuvem também terão acesso aos documentos. A chave usada para criptografia é gerada por uma senha inserida pelo usuário durante a configuração inicial. Esta senha deve ser bem lembrada, pois para que a Docutain possa garantir ao usuário a máxima segurança, a senha nunca é salva com a Docutain. Portanto, não há como restaurar a senha se ela for perdida.
Relatórios de erros e estatísticas sobre o uso do aplicativo são armazenados no Microsoft App Center. A coleta de tais dados de análise é comum, mas eles são anônimos e não contêm quaisquer dados pessoais.
Os direitos de acesso do aplicativo incluem a câmera, que é usada para digitalizar documentos, a memória para armazenar os documentos digitalizados e acesso à internet, se você deseja transferir dados para a nuvem.
Objetivos e funções
Digitalização fácil e rápida
A Docutain promete lidar com qualquer tipo de documento. Os exemplos de aplicação são:
- Digitalização de faturas e recibos
- Gestão de contratos de qualquer natureza
- Digitalizar e gerenciar receitas de jornais ou capturas de tela
- Resumo das instruções operacionais
- Digitalização de trabalhos de casa e planilhas
Então, para um teste, peguei uma pasta e digitalizei diferentes tipos de documentos.
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Aguarde a sobreposição verde ...
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pós-processar a digitalização ...
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salvar ou compartilhar como PDF / JPG.
A primeira verificação foi surpreendentemente rápida e fácil. Segure a câmera do smartphone sobre o documento, aguarde a sobreposição verde e Docutain fará o resto. No modo automático, o aplicativo é acionado se o alinhamento estiver perfeito sem nenhuma ação por parte do usuário. No modo manual, como o nome sugere, o próprio usuário deve operar o botão de liberação.
As condições ideais de iluminação ou um fundo de alto contraste não são pré-requisitos. Na maioria dos casos, a varredura funcionou sem obstáculos. Se a distância até o documento estiver incorreta, o aplicativo aconselha o usuário a aproximar a câmera do documento. A afiação, o corte e o alinhamento ocorrem no pós-processamento automático. Obviamente, também é possível realizar o seu próprio processamento (corte, rotação, filtragem).
Administração abrangente
Os documentos digitalizados podem ser fornecidos com metadados (nome, data, palavras-chave, endereço, valor, relevância fiscal) e categorizados de acordo com o tipo de documento (faturas, receitas, certificados, etc.).
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Listar documentos recentes
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Pesquisa abrangente de documentos
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Reconhecimento de texto OCR
Semelhante a uma pasta clássica – apenas digital – todos os documentos armazenados no Docutain podem ser pesquisados pelos metadados fornecidos. Com a ajuda do OCR (reconhecimento de texto), é ainda possível pesquisar diretamente no conteúdo textual dos documentos. Além disso, os documentos podem ser compartilhados no aplicativo como PDF pesquisável ou como imagem (JPG).
PDF e nuvem
Em princípio, Docutain salva todos os documentos em um formato de arquivo que só pode ser aberto com Docutain. A exportação para o formato PDF pode ser ativada por meio das configurações, mas não está disponível para usuários da versão Pro.
Um recurso prático que permite que o Docutain seja usado em dispositivos de qualquer lugar é a conexão em nuvem. Os seguintes provedores de nuvem são compatíveis: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud e ownCloud.
iOS, Android e Windows
O Docutain pode ser instalado em praticamente qualquer dispositivo. Os usuários do Apple iOS e Android podem baixar o aplicativo totalmente gratuito na respectiva loja de aplicativos. Felizmente, o INFOSOFT não usa publicidade. Uma atualização para Docutain Pro é possível como uma compra in-app e custa € 4,99 uma vez. Docutain Pro oferece, entre outras coisas, uma digitalização em lote, uma função de lembrete e a opção de importar arquivos PDF. Aqui está uma visão geral dos recursos do Pro:
Além do aplicativo, Docutain também está disponível como um aplicativo para Windows. Em contraste com a versão do aplicativo, a versão para desktop pode ser usada gratuitamente como parte de uma fase de teste de 14 dias. Após a fase de teste, é possível adquirir Docutain Desktop por € 24,99 por ano / € 2,99 por mês (comercial: € 199,00 / € 19,99). Com a compra da licença de desktop do Windows, o Docutain Pro é automaticamente ativado nos dispositivos móveis.
Mudanças Climáticas
Quem usa Docutain também contribui para a proteção do clima. Como parceira do projeto de reflorestamento Tree-Nation, a Docutain está ajudando no replantio do nosso planeta. Documentos digitalizados significam árvores que beneficiam o projeto Tree-Nation.
No momento em que este artigo foi escrito, a Docutain já havia contribuído com 14857 árvores para o projeto! Você pode ver com quantas árvores você contribuiu através do item de menu “Proteção do Clima” no aplicativo.
Você pode encontrar mais informações sobre a proteção climática da Docutain em: docutain.de/proteção climática