Teste: Docutain
Privacidade e segurança
Antes de instalar o aplicativo, queria saber como documento lida com os dados e quais autorizações de acesso o aplicativo requer.
Docutain é um aplicativo "Made in Germany" e vem da INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH com sede em Koblenz. A empresa é transparente quanto ao tratamento dos dados.
Todos os dados são salvos apenas localmente no dispositivo final e também podem ser criptografados pelo usuário. A criptografia impede que terceiros leiam os documentos em texto simples. Se você carregar os dados criptografados do aplicativo na nuvem, não precisa se preocupar se terceiros com acesso à nuvem também terão acesso aos documentos. A chave usada para criptografia é gerada por uma senha inserida pelo usuário durante a configuração inicial. Esta senha deve ser bem lembrada, pois para que a Docutain possa garantir ao usuário a máxima segurança, a senha nunca é salva com a Docutain. Portanto, não há como restaurar a senha se ela for perdida.
Relatórios de erros e estatísticas sobre o uso do aplicativo são armazenados no Microsoft App Center. A coleta de tais dados de análise é comum, mas eles são anônimos e não contêm quaisquer dados pessoais.
Os direitos de acesso do aplicativo incluem a câmera, que é usada para digitalizar documentos, a memória para armazenar os documentos digitalizados e acesso à internet, se você deseja transferir dados para a nuvem.
Objetivos e funções
Digitalização fácil e rápida
A Docutain promete lidar com qualquer tipo de documento. Os exemplos de aplicação são:
- Digitalização de faturas e recibos
- Gestão de contratos de qualquer natureza
- Digitalizar e gerenciar receitas de jornais ou capturas de tela
- Resumo das instruções operacionais
- Digitalização de trabalhos de casa e planilhas
Então, para um teste, peguei uma pasta e digitalizei diferentes tipos de documentos.
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- Aguarde a sobreposição verde ...
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- pós-processar a digitalização ...
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- salvar ou compartilhar como PDF / JPG.
A primeira verificação foi surpreendentemente rápida e fácil. Segure a câmera do smartphone sobre o documento, aguarde a sobreposição verde e Docutain fará o resto. No modo automático, o aplicativo é acionado se o alinhamento estiver perfeito sem nenhuma ação por parte do usuário. No modo manual, como o nome sugere, o próprio usuário deve operar o botão de liberação.
As condições ideais de iluminação ou um fundo de alto contraste não são pré-requisitos. Na maioria dos casos, a varredura funcionou sem obstáculos. Se a distância até o documento estiver incorreta, o aplicativo aconselha o usuário a aproximar a câmera do documento. A afiação, o corte e o alinhamento ocorrem no pós-processamento automático. Obviamente, também é possível realizar o seu próprio processamento (corte, rotação, filtragem).
Administração abrangente
Os documentos digitalizados podem ser fornecidos com metadados (nome, data, palavras-chave, endereço, valor, relevância fiscal) e categorizados de acordo com o tipo de documento (faturas, receitas, certificados, etc.).
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- Listar documentos recentes
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- Pesquisa abrangente de documentos
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- Reconhecimento de texto OCR
Semelhante a uma pasta clássica – apenas digital – todos os documentos armazenados no Docutain podem ser pesquisados pelos metadados fornecidos. Com a ajuda do OCR (reconhecimento de texto), é ainda possível pesquisar diretamente no conteúdo textual dos documentos. Além disso, os documentos podem ser compartilhados no aplicativo como PDF pesquisável ou como imagem (JPG).
PDF e nuvem
Em princípio, Docutain salva todos os documentos em um formato de arquivo que só pode ser aberto com Docutain. A exportação para o formato PDF pode ser ativada por meio das configurações, mas não está disponível para usuários da versão Pro.
Um recurso prático que permite que o Docutain seja usado em dispositivos de qualquer lugar é a conexão em nuvem. Os seguintes provedores de nuvem são compatíveis: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud e ownCloud.
iOS, Android e Windows
O Docutain pode ser instalado em praticamente qualquer dispositivo. Os usuários do Apple iOS e Android podem baixar o aplicativo totalmente gratuito na respectiva loja de aplicativos. Felizmente, o INFOSOFT não usa publicidade. Uma atualização para Docutain Pro é possível como uma compra in-app e custa € 4,99 uma vez. Docutain Pro oferece, entre outras coisas, uma digitalização em lote, uma função de lembrete e a opção de importar arquivos PDF. Aqui está uma visão geral dos recursos do Pro:
Além do aplicativo, Docutain também está disponível como um aplicativo para Windows. Em contraste com a versão do aplicativo, a versão para desktop pode ser usada gratuitamente como parte de uma fase de teste de 14 dias. Após a fase de teste, é possível adquirir Docutain Desktop por € 24,99 por ano / € 2,99 por mês (comercial: € 199,00 / € 19,99). Com a compra da licença de desktop do Windows, o Docutain Pro é automaticamente ativado nos dispositivos móveis.
Mudanças Climáticas
Quem usa Docutain também contribui para a proteção do clima. Como parceira do projeto de reflorestamento Tree-Nation, a Docutain está ajudando no replantio do nosso planeta. Documentos digitalizados significam árvores que beneficiam o projeto Tree-Nation.
No momento em que este artigo foi escrito, a Docutain já havia contribuído com 14857 árvores para o projeto! Você pode ver com quantas árvores você contribuiu através do item de menu “Proteção do Clima” no aplicativo.
Você pode encontrar mais informações sobre a proteção climática da Docutain em: docutain.de/proteção climática
Em conclusão, Docutain é um aplicativo de gerenciamento de documentos de sucesso. Com Docutain, faturas, recibos, contratos, cartas, cartões de visita e quase qualquer outro documento podem ser digitalizados e gerenciados.
Os documentos podem ser digitalizados em nenhum momento. O processo de digitalização é autoexplicativo e, em casos raros, o pós-processamento automático deve ser auxiliado. O gerenciamento de documentos é claramente estruturado para que você não precise pesquisar muito o documento desejado. Encontrar em vez de pesquisar é a palavra-chave aqui.
Particularmente notável é o armazenamento exclusivamente local dos dados, que também pode ser fornecido com criptografia. Isso garante mais segurança e elimina preocupações com a proteção de dados.
Harmut P.
22. Março 2021 20 para: 38
o aplicativo funciona bem no smartphone, um verdadeiro desastre no Windows 10, trava regularmente. O serviço leva de 3 a 5 dias, finalmente estou farto disso.
Hans Jürgen Werner
16. Outubro 2021 09 para: 57
O que eu não gosto é
Os campos da versão Pc / Handy são listados de forma diferente.
Digitalizado no PC deve ser acessado e editado novamente no celular para que haja um arquivo PDF.
Desempenho de preço de outra forma superior
Martin
20. 2021 12 para novembro: 27
Infelizmente, a versão do Windows não consegue se conectar ao Google Drive porque o software é classificado como inseguro. Infelizmente, isso significa que o conceito de sistema cruzado fica completamente submerso. Então, no final das contas, é mais um truque do que um DMS real.
Edgar
19. Janeiro 2022 13 para: 11
O que eu realmente aprecio no Docutain é a simplicidade do processo de digitalização. Com um smartphone, tudo o que você precisa fazer é tirar uma foto do documento, dar um título e pronto. Leva 10 segundos e o documento é digitalizado. No entanto, para aproveitar todo o benefício, você também deve atribuir palavras-chave, uma data de documento e o criador do documento. Todos esses metadados podem ser atribuídos como critério de pesquisa. Se você inserir todos os metadados de forma consistente, poderá encontrar um documento em segundos. Isso tem me ajudado tantas vezes na vida cotidiana, em situações que eu nunca teria pensado antes. Pesquisar no Docutain é simplesmente fantástico.
O aplicativo do Windows funciona para mim sem problemas, não há falhas. A sincronização com o GMX Cloud também funciona perfeitamente. Isso significa que seus documentos estão sempre disponíveis em todos os dispositivos e sempre atualizados.
Docutain tornou-se parte integrante da minha vida cotidiana. Estou ansioso para cada novo documento que posso digitalizar - sério!
Harry crítico
6. 2022 11 para junho: 25
No Windows 10 / Windows 11, o software é um desastre total. É um software de jogo e artesanato. Se eu precisar de minutos para alterar dados ou até mesmo excluir registros de dados porque o programa está sincronizando constante e permanentemente, o programa não pode ser usado profissionalmente. Se os erros só são percebidos depois de meses (!) e você recebe a mensagem de que está trabalhando para corrigi-los, não consigo pensar em mais nada. O fato de o programa poder ser usado - mesmo com dados existentes - após a assinatura comprada (assinatura anual) expirar é outra faceta. Só posso alertar todos os usuários profissionais contra este software. Parece destinar-se mais à geração acessível do que aos usuários profissionais de um DMS.
Hoericke
5. Setembro 2022 09 para: 26
O aplicativo para o smartphone não custa 4,99 euros uma vez no final do período de teste, mas mensalmente! Uma assinatura anual custa EUR 49,99.
Hans Jürgen
13. Outubro 2022 10 para: 14
A ideia é boa, o resto é uma merda. serviço, o que é?
Esta manhã uma atualização no celular Android, agora o programa não é mais utilizável.
Como cliente, você é enganado.
O lema parece ser "A única coisa que te incomoda é o cliente"
Ralf
27. Agosto 2023 12 para: 35
...também a minha experiência - uma resposta curta e padrão, então - se houver mais dificuldades - silêncio mortal.
Filipe Dostal
8. Maio 2023 16 para: 42
Estou muito insatisfeito com Docutain. A gama de funções é modesta, o software sujeito a erros. A indexação automática de digitalizações é inadequada. Uma pena pelo tempo que investi.
veado
15. Agosto 2023 12 para: 49
Só posso concordar com os comentários anteriores. O software nem reconhece arquivos PDF duplicados para mim. Além disso, não consigo ver que a versão do Windows seja fundamentalmente mais desenvolvida (consulte funções e design). Não há nenhuma indicação disso antes que a assinatura expire. A assinatura pode ser feita online. Mas não descobri o botão de encerramento necessário. O cliente deve pagar.
Marx
29. Janeiro 2024 10 para: 55
Não posso concordar com os comentários anteriores. Estou muito satisfeito com o aplicativo, principalmente com a qualidade da digitalização e a gama de funções. Recebi uma resposta a uma solicitação de suporte após 2 dias.
A empresa agora também parece oferecer um SDK para digitalização: https://sdk.docutain.com